Vergezichten beklimmen 
Een beetje impulsief. Maar je moést er even tussen uit. Een weekje in de bergen om met afstand weer overzicht te krijgen. Als cluster-coördinator komt er een hoop op je af. Er is een heel hoge ambitie, die niet alleen door je teamleden maar ook door de organisatie integraal wordt gedeeld. Maar je hebt gemerkt dat jullie doelen vaak net ver te weg en zijn en te abstract. Eigenlijk vind je dat jullie ook meer korte termijn ‘wins’ nodig hebben. Je hebt je voorgenomen terug te komen met een plan om jullie missie en visie om te zetten in doelen en strategie.
Missie visie en strategie
Het is goed even wat afstand te nemen. Want op kantoor komt het er niet van. Jullie missie- en visiedocument ligt al tijden te wachten. De stip op de horizon hebben jullie helder geformuleerd. Maar verder zijn jullie nog niet gekomen. Om ervoor te zorgen dat jullie visie niet voor niets geformuleerd is, wil je nu goed bedenken welke strategie je in gaat zetten om die visie werkelijkheid te laten worden. Natuurlijk wil je dat ook met je team bedenken. Maar eerst wil je voor jezelf op een rij hebben hoe jij het ziet. Daarom heb je jezelf deze werkvakantie geschonken.
Tussen visie en projectplannen
Je bent je er van bewust dat jullie visie niet zo maar om te zetten is naar een projectplan. En je hebt allang gemerkt dat jullie projectplannen niet ‘zomaar’ aansluiten bij jullie visie. Er zitten natuurlijk ook nog een paar fasen tussen de missie en visie in de top van de piramide en de plannenmakerij aan de basis van de piramide. Kortom; werk aan de winkel. Je gaat de doelen die jullie willen bereiken filtreren vanuit de missie en visie. Je grinnikt in jezelf. Oeps, je praat in je hoofd terwijl je een pot sterke ouderwets Hollandse filterkoffie zet in deze afgelegen berghut.
Plannenmakerij
Vanuit jullie missie en vooral vanuit jullie visie ben je van plan een strategie te bedenken om het geheel tot een goed eind te brengen. De doelstellingen die je deze retraîte-week wilt realiseren zullen bestaan uit het behalen van tastbare resultaten die je kunt bespreken met je cluster. Zodat jullie de missie, visie èn de strategie van het cluster kunnen en gaan verwezenlijken. Om te zorgen dat de doelstellingen ook echt werken wil je deze voor je weer huiswaarts gaat ook ‘SMART’ maken.
Afstand als strategie
Het is misschien een beetje vreemd om dit traject in je eentje aan te gaan. Maar voor jou als analist werkt het nou eenmaal om af en toe afstand te nemen en de boel in alle rust te analyseren. Daarna ga je met alle plezier een actieve brainstormsessie met je team aan om jullie gezamenlijke doelen en strategie vast te stellen. Je kent jezelf. Dit werkt voor jou. Binnen jouw ICT-cluster is een belangrijke rol weggelegd voor het informatiebeleidsplan en het informatieplan. Voor jou is het belangrijk deze hier in alle rust door te denken.
Doelstellingen opstellen
Voor het opstellen van je doelstellingen heb je op de heenweg in de trein al de volgende vragen opgesteld:
- Wat maakt ons cluster uniek?
- Welke factoren in onze visie zijn van belang voor ons voortbestaan als cluster?
- Wanneer boekt ons cluster successen?
- Wat is onze kleinste stap tot succes?
- Tot welke echt gewenste resultaten leiden al die geclusterde kleine stappen?
- Welke factoren zijn voor ons doorslaggevend voor het hebben van succes?
- Hoeveel meetbare resultaten willen we bereiken?
- Welke resultaten willen we op welke termijn bereiken?
- En hoe en hoe vaak gaan we meten of we onze doelen halen?
Visie meerjarig vastgesteld
Je bent in ieder geval al vast van plan om regelmatig te gaan controleren of jullie plannenmakerij ook past binnen de visie die jullie dit jaar met elkaar meerjarig hebben vastgesteld. In jullie sector werken jullie zo ondersteunend aan andere afdelingen dat jullie ook wel moeten. Want met de waan-van-de-dag en alle mensen die ‘even binnen lopen voor een oplossing op een ’korte’ ICT-vraag’ hebben jullie op korte termijn wellicht wel tevreden klanten maar komen jullie op de lange termijn zeker niet bij jullie visie. Natuurlijk kan het zo zijn dat er gaandeweg nieuwe inzichten ontstaan. Dan gaan jullie met elkaar de visie herijken. Je weet dat dat geen falende visie is maar juist getuigt van lef. Desalniettemin wordt het vooral een uitdaging om jullie eigen doelen en strategie in het vizier te hebben en te houden.
Doelstellingen bereiken
Je kijkt hoe het daglicht zich versneld terugtrekt tussen de bergtoppen. Morgen ga je aan de slag met een strategisch plan. Hierin wil je beschrijven hoe jullie de in de visie gevisualiseerde inzichten en doelstellingen willen gaan bereiken. Je wilt toewerken naar een reeks concrete stappen die je uit zet in de tijd. Met het strategische plan wil je een betere coördinatie bewerkstelligen voor jezelf en meer sturen op resultaten, zonder dat jij degene bent die deze moet controleren. Daarnaast ben je voor je strategie op zoek naar een evenwicht tussen enerzijds harde kaders als anderzijds ruimte voor zacht verandermanagement.
Schemering
Je had je nog niet gerealiseerd hoe snel het hier donker wordt. Je haast je naar de openhaard om het vuur aan te steken. Dan pak je het notitieboek om de paar bladzijden met doorgekraste notities uit te scheuren. Deze doen nu mooi dienst om het vuurtje op gang te brengen. Vanavond ga je eerst ontspannen met de benen op tafel en een stapel boeken. Een paar vragen krabbel je voor jezelf nog even in je notitieboek. Deze helpen je morgen wellicht bij het formuleren van de strategie:
- Hoe gaan we onze resultaten bereiken?
- Op welke wijze kunnen we onze doelen realiseren?
- Welke maatregelen moeten we dan nemen?
- Hoe willen wij dit dan uitdragen?
En niet onbelangrijk voor jou:
- Hoe zorgen we ervoor dat wij voortdurend blijven leren?
Leven lang leren
Voor jou komt dat wel goed, een leven lang leren. Voor vanavond heb je een ambitieuze stapel boeken klaarliggen: Strategie = Executie, het Praktijkboek strategie en als derde Strategie zoekt flow! – De dynamiek van een ongemakkelijke relatie.
Jij bent er klaar voor. Het vuur brandt. Laat de avond maar komen.
Lukt het jou om jullie missie en visie om te zetten in doelen en strategie? Laat je reactie hieronder achter.