Waarachtige weerspiegeling

En toen was er Business-IT alignment. Na jaren van ergernis, ruzie en onbegrip tussen Business en IT is er een verandering ingezet. Met waarachtige verwondering denk je terug aan wat er vandaag is gebeurd. Je was samen met managers van de afdelingen Beheer en Vernieuwing van IT én de afdeling Klant en Markt van Business-zijde uitgenodigd in een familiehuis in de bergen. Ver weg van kantoor.

BusDevOps team

Het was de bedoeling met elkaar te werken aan de vorming van een nieuw BusDevOps team dat zou moeten ontstaan uit de drie afdelingen. Maar steeds als er gesproken werd over vergezichten werden jullie weer teruggehaald naar de werkelijkheid. Klant en Markt had het vertrouwen in Beheer opgezegd. En Beheer voelde zich miskend. Het had geen enkele zin nog verder te praten over de toekomstplannen. Het nu moest nu worden besproken.

Business-IT alignment

“Oké, we gaan het anders doen, “ zei jij als facilitator van de pressure cooker. “Jullie gaan teams vormen net zoals vroeger bij gym. Ik werd zelf nooit gekozen want ik kon niet met de bal omgaan, dus let er op wie je kiest en laat niemand achter.” De getergde manager van ICT-beheer liet je opstaan als teamcaptain en iemand uit de zaal kiezen die in zijn team mocht komen. Daarna was het de beurt aan de ontevreden leidinggevende van Klant & Markt. Om de beurt werden er teamleden gekozen. Zo ontstonden er twee gemixte teams.

Verwachtingen

De Klant en Markt captain vroeg je aan de slag te gaan met hun verwachtingen. “Schrijf op welke vraag jullie hebben aan IT. Wat verwachten jullie wat er door ICT geleverd wordt?” De Beheer captain vroeg je met zijn team op te schrijven wat zij kunnen leveren. Beide teams trokken zich terug en schreven een flip-over pagina vol met verwachtingen. Omdat de teams gemixt waren gekozen, ontstonden er gesprekken binnen de kleinere groepen. “Oh is dat wat je bedoelt, nou dat zien wij zo….”

Organisatieopstelling

Je denkt na over wat er daarna gebeurde. Je besloot de teams systemisch op te stellen. Beide lijsten met vraag en aanbod werden opgehangen met één lege pagina ertussen. De teamcaptains stonden bij hun eigen sheet. Bijzonder om te zien hoe beide teamcaptains kracht kregen doordat je hun teamleden achter hen opstelde. “Jullie teamleden staan achter jullie”, hoorde je jezelf zeggen. “Laten we eens kijken welke match er te maken is tussen wat Beheer te bieden heeft en wat Klant & Markt vraagt. Langzamerhand ontstonden er lijntjes op het middelste papier. Aanbod en vraag werden verbonden.

Vanuit de kracht van beide groepen ontstond er nog een mooi proces. Een collega van IT in het Klant & Markt team ging voor de Captain verwoorden wat hun klantvraag was en aan de andere kant ging een Business-collega voor de ICT Captain verwoorden wat zij konden leveren. Steeds zag je hen checken met de eigen captain of dat het was wat diegene bedoelde. Er ontstond een waarachtig gesprek.

Service Level of Agreement

De sheets en het gesprek maakten duidelijk dat Beheer keurig leverde wat zij behoorde te leveren vanuit de afgesproken Service Level of Agreement (SLA). Ook werd duidelijk dat de Business duidelijk een andere behoefte had dan wat Beheer leverde. Er ontstond begrip voor zowel vraag als aanbod.

Verandering

Je kijkt naar buiten. Toen je hier binnen kwam was de zon nog niet op, terwijl hij nu al weer aan het zakken is. Het is windstil. Je ziet het landschap weerspiegeld in het meer. Hierbinnen is er nog geen sprake van een exacte weerspiegeling van vraag en aanbod. Maar de dialoog is gestart, er is begrip ontstaan en een verandering ingezet. Na een korte pauze ga je verder met het programma dat je wel had voorbereid. Je hebt er vertrouwen in dat deze groep de komende dagen met elkaar het verschil gaat maken.

Hoe is de alignment tussen de business- en de IT-afdeling bij jouw organisatie?