Heldere horizon
Hoe lang zit je hier al? Zo in kleermakerszit op het strand? Je tuurt naar de horizon en kijkt hoe de zon langzaam in zee zakt. Het strand is leeg. Het is vrijwel windstil. Je luistert hoe de zee ritmisch kabbelt. Het zand voelt ondertussen behoorlijk fris aan. Deze lentedag was een cadeautje voor iedereen die er voor open stond om hem te ontvangen.
Missie mijmeringen
Met elke golf laat je een stukje spanning uit je lijf wegebben. Al turend naar de horizon denk je aan vergezichten. Je mijmert over je droomhuis. En dan weer denk je aan je drive op je werk om jouw afdeling te ontwikkelen tot dè informatievoorziener van de gemeente. Je dacht dat wel even kon, een missie en een visie neerzetten voor je hele afdeling. Eigenlijk denk je dat bijna iedereen dat wel kan. Ondertussen merk je dat het toch best lastig is.
Informatie op maat
Jullie willen op maat informatie leveren aan collega’s, burgers en partners. Het plan is van data -via analyse en onderzoek- naar informatie te komen. Jouw afdeling moet het knooppunt van Kennis en Informatie worden. Dit betekent continu verbinden met klanten. Dat verbinden gaat goed. Maar zorgen dat de missie en visie landt bij al je medewerkers is moeilijker. Jullie informatie manager zei vorige week: “de missie en visie zijn een ver-van-mijn-bed-show”. Daar schrok je van.
Visie is zweverig
Een andere medewerker vond een visie ontwikkelen maar ‘zweverig’. Het is natuurlijk waar dat het niet direct (project)resultaat geeft. Wel zet het een stip aan de horizon. En die kunnen jullie prima SMART maken! Je merkt dat het ontwikkelen en realiseren ervan voor jouw technische afdeling onwennig voelt. Jouw mensen zijn heel goed in de inhoud van hun vak en voelen zich het meest vertrouwd op het operationele niveau. Meebewegen op het visionaire en strategische niveau is complexer.
Standaard missie en visie
Jouw technische afdeling levert binnen de gemeente ondersteunende diensten en producten. Van een visie als ‘wij leveren technische producten en -diensten aan de organisatie’ wordt niemand direct enthousiast. Los van het feit dat zo’n visie jouw mensen niet zal inspireren om in beweging te komen, durf je te stellen dat het zelfs een risico is. Zo’n visie is wat jou betreft een vrijbrief om stuurloos alles wat op jouw afdeling af komt aan te nemen. Met als groot risico dat je klanten ontevreden zullen zijn omdat jij hen met jouw afdeling niet afdoende kan bedienen.
Een visie verbindt mensen
Ook -of misschien wel juist- voor jouw ondersteunende afdeling geldt dat jullie ook eigen doelen moeten stellen. Op die manier kunnen jullie de anderen beter bedienen, daar ben jij van overtuigd. Want ‘nee’ zeggen is een krachtiger boodschap dan ‘ja’ zeggen en het niet waar kunnen maken. Een visie bindt jouw mensen en geeft richting. En het mooie is, als een visie niet alleen uit verstand ontstaat, maar ook vanuit je onderbuik -waar je passie voelt- dan is het een bron van energie en leidt het tot focus en betere prestaties.
Tijd van verandering
Je hebt het idee dat er -nu de reorganisatie achter de rug is- behoefte is aan een visie (of het herijken daar van). In deze tijd van verandering is er na jaren van reorganisaties, transities en een kanteling weer oog voor de essentie van het werk. Je zou je medewerkers willen vragen naar hun passie! Wat zou hun ambitie zijn? Het ontwikkelen van een visie helpt jullie bij het beantwoorden van die vragen. Een visie is een stip aan de horizon waar je naar zit te staren. Het geeft uitzicht op de toekomst! Zeer belangrijk omdat de behoefte aan informatievoorziening binnen gemeenten in rap tempo verandert. Je hart maakt een sprongetje. Een meeuw krijst en vliegt over.
Wat is nou precies een visie?
Vorige week bij de afdelingssessie bleek dat er veel verwarring was over wat een visie nou precies is en wat een missie. Welke is concreet, welke minder? Best logisch want er bestaat ook een heel arsenaal aan woorden voor: missie, visie, basis, wortels, DNA, leidend principe, doel, credo, essentie, filosofie of ziel. Je denkt terug aan hoe je het uitlegde. “Onze missie is eigenlijk onze reden van bestaan. Terwijl onze visie ons energie geeft voor de toekomst.” Dat was je collega’s nog wat te vaag. Je probeerde het nog eens: “Onze missie geeft aan waarom we mee doen aan de race. Onze visie geeft aan hoe wij willen dat de finish er uit ziet.” Dat sloeg aan, de interesse was gewekt.
Visievierluik
Hierdoor was er aandacht voor het visievierluik dat je wilde presenteren. Dit vierluik is ontwikkeld door Hans van der Loo en bestaat uit de volgende onderdelen:
- Waarvoor staat een organisatie (‘kernwaarden’);
- Waarom bestaat een organisatie (‘hoger doel’);
- Waarheen gaat een organisatie (‘gewaagd doel’);
- Waarin blinkt een organisatie uit (‘kernkwaliteiten’).
Volgens Van der Loo vormen de vier componenten sámen de visie. Ze kunnen dus ook niet los van elkaar gezien worden maar vormen één geheel.
Visie op de hei
“Hoe kom je nou echt tot een visie?” Dat is wat je je nu afvraagt. Voor jou is duidelijk dat het ontwikkelen van een visie meer is dan wat woorden op papier of één managementsessie op de hei! Het is een heel proces -vaak ook een veranderproces- en dit hangt ook erg af van je afdeling en in welke fase die zich nu bevindt. Een aspect dat een visieproces voor jou tot een succes maakt, is dat je mensen betrokken zijn en zich betrokken voelen. Je merkte bij je presentatie vorige week dat ze zijn geneigd om het visietraject puur op de inhoud te richten. Terwijl je juist graag wil dat je ménsen het uiteindelijk gaan doen, geloven èn beleven. Dus dat ze het voelen.
Facilitator
Je hebt besloten een facilitator aan te trekken voor het vervolg van het visietraject. Iemand die jou en je medewerkers gaat prikkelen op dit punt. Dan kan jij tenminste zelf ook vrijelijk je input leveren. De specialisten in je afdeling hebben de inhoud goed op orde als het gaat om het interne landschap. Maar de externe ontwikkelingen liggen minder goed op het netvlies en de intrinsieke overtuigingen liggen niet makkelijk voor het grijpen… Ze zijn er wel. Je weet dat jullie diep zullen moeten gaan om de waarde van een visie echt te leren kennen en te gebruiken.
De facilitator die je gisteren sprak vertelde dat haar sessies soms kunnen leiden tot heel heftige emoties; positief, soms ook negatief. Ze vertelde dat emoties juist een goed teken zijn, want dat geeft aan dat een groep tot de essentie komt van hun visie. Visie vanuit kennis èn gevoel; vanuit passie.
Geleefde visie
In jouw beleving is een visie niet iets wat jullie vaststellen en pas vijf jaar later weer eens oppakken om te constateren dat jullie de doelen totaal uit het oog zijn verloren. Om dan te concluderen dat jullie je hebben laten leiden door de waan van de dag. Een visie gaat ook om gedrag en gedragsverandering. Een goede visie heeft niet alleen kracht, maar wordt ook bekrachtigd. Gedeeld. Geleefd. Een visie wordt bij tijd en wijle weer tegen het licht gehouden en herzien als het nodig is. Het zou mooi zijn als één of enkele collega’s zich straks verantwoordelijk gaan voelen om de visie twee keer per jaar te toetsen.
Waar wil je naar toe
De zon is nu nog maar een heel klein stipje aan de horizon. Jij weet waar je heen wil met je afdeling. Maar het gaat niet om jouw visie. Jij wil dat het jùllie visie wordt. Dat iedereen een gevoel heeft bij de visie en dat alle collega’s individueel ook in staat zijn om hun eigen verhaal van de visie te pitchen. Nog even geduld en dan hebben jullie straks jullie missie, visie, kernwaarden en kernkwaliteiten vastgesteld en handelen daarnaar. Het is tijd om op te staan. De kou kruipt op. Het is tenslotte nog geen zomer.
Deel jij hieronder de missie en visie van jullie team? Dan inspireer je een ander! Of loop je nog ergens tegenaan met jullie visie? Vragen kun je ook als reactie kwijt.